Si vous avez pris la mesure de l’importance de conserver vos archives papiers, vous êtes maintenant face à une nouvelle obligation : celle de répondre aux injonctions de la loi sur la transition numérique. Comment y parvenir de façon sereine ?
Transition numérique : de quoi parle-t-on ?
Le gouvernement français souhaite que les entreprises deviennent plus compétitives entre elles, mais aussi face aux structures étrangères. Pour lui, cela passe par la digitalisation. Il faudrait dans un premier temps que toutes les entreprises aient un site internet. Cette pratique est pourtant loin d’être généralisée.
Ensuite, chaque échange devra privilégier, là encore, la dématérialisation ; c’est-à-dire l’envoi des documents par mail.
Pour ce faire, il faudrait que vous preniez le temps, non seulement de procéder à la numérisation des documents papiers actuels, mais aussi tous ceux qui ont encore une certaine valeur légale dans la salle des archives. Ce tri permet de ne pas numériser des papiers qui n’ont plus de valeur légale.
Ce travail peut sembler fastidieux ; surtout si l’entrepreneur a fait le choix, dès la création, pour des raisons pratiques et de rapidité, de tout conserver, sans discernement.
Comment faire alors, pour répondre à la volonté gouvernementale, sans perdre en productivité ? La question est on ne peut plus d’actualité. Des solutions existent.
Comment numériser efficacement ses documents d’entreprise et ses archives ?
Vous êtes chef d’entreprise et vous êtes face à un dilemme : vous devez numériser tous vos documents papier. Or, ceux-ci reposent par milliers dans une salle.
Vous pouvez embaucher une personne pour le faire. Cela engendrera un certain coût et vous allez passer du temps à compulser les différentes candidatures. Il faut que la personne ait des compétences en archivage pour arriver à faire la différence entre les documents, afin de ne pas supprimer par erreur un document qui doit être encore conservé pendant plusieurs années. Les conséquences pourraient être désastreuses. Il est nécessaire en outre, qu’elle procède à la numérisation en bonne et due forme, en respectant les normes législatives.
La deuxième option, vers laquelle se tournent de plus en plus les entrepreneurs, consiste en le fait d’externaliser l’ensemble de ces tâches à une société professionnelle : une entreprise d’archivage. Non seulement, vous ne paierez que pour la ou les prestations, mais vous savez que vous avez affaire à des personnes rompues à ce genre de travail.
Après avoir pris le temps de trier les documents, pour garder ceux qui ont une valeur effective, les agents qui travaillent pour ces sociétés se chargent de les numériser, puis de les stocker dans un espace adapté.
Leur but évidemment est de pouvoir expliquer leur manière de procéder, comment ordonner les futurs documents pour que vous, mais aussi vos salariés, puissiez agir de même, à l’avenir, pour conserver tous les documents de façon efficace.
La numérisation ne suppose pas de supprimer les archives papier, mais bien de gagner en temps et en argent, avec la numérisation. Concernant le stockage de vos papiers, les entreprises d’archivage ont également des solutions à vous proposer, comme le transfert d’archives.